Email là phương tiện quan trọng trong thương mại, đặc biệt khi bạn làm việc với đối tác nước ngoài. Một email chuyên nghiệp có thể giúp hợp tác giữa hai bên thuận lợi hơn. Trong bài viết này, EN-UNITED sẽ hướng dẫn bạn cách viết và cung cấp các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh, giúp bạn dễ dàng áp dụng khi làm việc.
1. Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác chuyên nghiệp
1.1. Tiêu đề ngắn gọn & thể hiện nội dung
Tiêu đề rõ ràng và ngắn gọn sẽ thu hút sự chú ý của đối tác và khuyến khích họ mở email của bạn. Hãy đảm bảo tiêu đề có đề cập đến nội dung email, chẳng hạn:
- Subject: Important Information Regarding [Sản phẩm/Dịch vụ]
- Subject: Thank you letter for X-year business partnership
1.2. Mở đầu (Chào hỏi và nêu ngắn gọn lý do viết email)
Bắt đầu email với lời chào trang trọng hoặc thân mật, tùy thuộc vào mức độ quen biết:
- Trang trọng: Dear Mr./Mrs./Ms. [Tên người nhận],
- Thân mật: Hi/ Hello [Tên người nhận],
Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và nêu rõ mục đích email của bạn:
- Giới thiệu: I am [Tên của bạn] from [Bộ phận] of [Tên công ty] Company.
- Mục tiêu: I am writing to express my gratitude for our recent collaboration on the [Tên dự án] Project.
1.3. Nội dung chính
Nêu rõ các vấn đề chi tiết và sắp xếp thông tin theo từng đoạn văn hợp lý. Chỉ đề cập những thông tin cần thiết, ngắn gọn và súc tích. Ví dụ:
- Thảo luận điều khoản: I would like us to discuss [Điều khoản] together. It would be great if we could meet at [Địa điểm], on [Thời gian].
- Bày tỏ sự biết ơn: Your support has been invaluable, and I am grateful for the opportunity to work alongside you.
- Mong muốn hợp tác: I’m looking forward to continuing our partnership in the days ahead.
1.4. Kết thư
Kết thúc email với lời chào thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp:
- Sincerely,
- Best Regards,
Thêm chữ ký để tăng tính chuyên nghiệp:
- Best regards, [Tên] [Chức danh, Công ty]
2. Mẫu câu hay dùng trong email gửi đối tác bằng tiếng Anh
2.1. Yêu cầu thêm thông tin
- I would like to request some information about [mô tả thông tin] by [thời gian].
- I urgently need [tên tài liệu/thông tin] for [mục đích/dự án].
2.2. Bày tỏ sự phàn nàn
- I am writing to complain about [sự việc].
- I am writing to express my dissatisfaction with [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ].
2.3. Thể hiện sự xin lỗi
- I’m contacting you to apologize for [việc bạn muốn xin lỗi].
- I‘m sorry that [sự việc/tên sản phẩm/dịch vụ] didn‘t meet your expectations.
2.4. Đặt hàng/ hỏi hàng/ chào hàng
- I am writing to inquire about [tên sản phẩm/ dịch vụ cụ thể].
- I am writing to confirm [tên công ty]’s order of [đơn hàng].
2.5. Thư cảm ơn đối tác
- I am writing to express my sincere appreciation for [việc bạn muốn cảm ơn].
- We’ve completed our project, and thank you for making this collaboration a huge success.
2.6. Đính kèm tệp
- Attached is [tên tài liệu]. It’s in a [định dạng tài liệu] format.
- Please find attached [tên tài liệu].
3. Các mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh hay nhất
3.1. Mẫu thư cảm ơn đối tác
Subject: Gratitude for Our Five-Year Partnership
Dear [Partner’s Name],
I hope this email finds you in good health. I want to extend my heartfelt gratitude for our organization’s past five years of collaboration.
Our partnership has been integral to our mutual success, and I am truly thankful for your dedication and support throughout our journey together. Your contributions and support have been invaluable, and I am excited about the possibilities that lie ahead as we continue to work together.
Thank you once again for your commitment and trust. Here’s to many more years of fruitful collaboration and shared achievements.
Best Regards,
Selena Smith
Director of Business Development
3.2. Mẫu thư xác nhận cuộc họp
Subject: Confirmation of Meeting with ABC Company on March 30, 2024
Dear [Partner’s Name],
I hope this email finds you well. I am writing to confirm our upcoming meeting scheduled for March 30th, 2024 at 14:00 via Google Meet. The primary purpose of our meeting is to further discuss the terms outlined in the contract.
We intend to go deeper into the specifics of the contract agreements, assuring clarity and alignment on both sides. Your views and feedback will be essential to finalize the agreement.
Please find below the Google Meet link for our meeting:
[Google Meet Link]Should you have any questions or require further information beforehand, please do not hesitate to reach out to me.
We are looking forward to our productive discussion and reaching a mutual understanding.
Yours sincerely,
Selena Smith
Director of Business Development
XYZ Company
Đây là hướng dẫn cách viết kèm mẫu email gửi đối tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp mà bạn có thể áp dụng. Kiểm tra kỹ email trước khi gửi để tránh những trường hợp không mong muốn. Tham khảo khóa học tiếng Anh giao tiếp tại EN-UNITED để nâng cao kỹ năng nghe – nói và tự tin đàm phán cùng đối tác nước ngoài.